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Datenschutzerklärung

Stand: 19. August 2026

1. Verantwortlicher

HM Medical Hair UG (haftungsbeschränkt)
Wallrafplatz 2–4, 50667 Köln
Zweiter Standort: Harscampstr. 81, 52062 Aachen
Geschäftsführerin: Daniela Freesemann
Medizinische Leitung: Frau Dr. Zeynalova
Telefon: 0163 78 92 490
E-Mail: info@hm-hairmedical.de

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nach § 38 BDSG derzeit nicht vorliegen. Bei allen Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.

2. Grundsätze und Datenkategorien

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage der DSGVO, des BDSG und der für Heilberufe geltenden Vorschriften. Je nach Anlass verarbeiten wir:

Gesundheitsdaten verarbeiten wir nur auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) oder – sobald ein Behandlungsverhältnis besteht – zum Zweck der Gesundheitsvorsorge und Behandlung durch berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtetes Personal (Art. 9 Abs. 2 lit. h in Verbindung mit Art. 9 Abs. 3 DSGVO, § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird gehostet bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf. Der Anbieter verarbeitet die Daten in Deutschland. Mit ihm besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website erhebt der Server automatisch:

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und störungsfreien Betrieb der Website sowie in der Abwehr von Angriffen. Speicherdauer: Die Logfiles werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht. [BITTE PRÜFEN: tatsächliche Aufbewahrungsfrist der Logfiles bei ALL-INKL. bestätigen und hier eintragen.] Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

4. Keine Cookies, kein Tracking, keine Werbe-Tools

Diese Website setzt keine Cookies zu Analyse-, Marketing- oder Profilbildungszwecken. Wir verwenden kein Google Analytics, kein Meta-Pixel und keine sonstigen Tracking- oder Werbedienste. Es werden keine Schriftarten oder Skripte von externen Servern nachgeladen; alle Gestaltungselemente liegen auf unserem eigenen Server. Aus diesem Grund benötigen wir auch kein Einwilligungsbanner.

Lediglich wenn Sie die Kartenanzeige aktiv laden (siehe Ziffer 8), wird im sessionStorage Ihres Browsers ein technischer Merkposten gespeichert, damit Sie innerhalb derselben Sitzung nicht erneut zustimmen müssen. Dieser Eintrag enthält keine personenbezogenen Daten und wird beim Schließen des Browser-Tabs automatisch gelöscht.

5. Kontaktformular

Auf einzelnen Seiten bieten wir ein Kontaktformular an. Die eingegebenen Daten werden ausschließlich auf unserem eigenen Server verarbeitet und als E-Mail an unser Postfach weitergeleitet. Ein externer Formulardienst kommt nicht zum Einsatz.

Verarbeitet werden: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, gewähltes Thema und Ihr Nachrichtentext.

Da Ihre Angaben regelmäßig Rückschlüsse auf Ihre Haar- und Gesundheitssituation zulassen, holen wir vor dem Absenden Ihre ausdrückliche Einwilligung über eine Pflicht-Checkbox ein. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen.

Speicherdauer: Wir löschen Anfragen, aus denen kein Behandlungsverhältnis entsteht, spätestens sechs Monate nach dem letzten Kontakt. Entsteht ein Behandlungsverhältnis, gelten die Fristen aus Ziffer 10.

Zum Schutz vor automatisierten Zusendungen enthält das Formular ein für Sie unsichtbares Feld sowie eine Zeitprüfung. Beides wertet ausschließlich technische Merkmale des Absendevorgangs aus und erstellt kein Nutzerprofil.

6. Kontakt per Telefon, E-Mail und WhatsApp

Wenn Sie uns anrufen oder eine E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Auf unserer Website finden Sie Verlinkungen zu WhatsApp. Es handelt sich um reine Links – beim bloßen Aufruf unserer Seiten wird keine Verbindung zu WhatsApp hergestellt und es werden keine Daten an WhatsApp übertragen. Erst wenn Sie einen solchen Link anklicken und uns anschließend schreiben, verarbeitet WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland (Meta-Konzern) Ihre Daten in eigener Verantwortung. Dabei können Metadaten (z. B. Telefonnummer, Gerätekennungen, Zeitpunkte) anfallen und in Drittländer, insbesondere in die USA, übermittelt werden. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss.

Bitte senden Sie uns über WhatsApp keine Gesundheitsdaten und keine Fotos Ihrer Kopfhaut. Für vertrauliche Angaben nutzen Sie bitte das Telefon, unser Kontaktformular oder das persönliche Gespräch. Wenn Sie uns dennoch über WhatsApp schreiben, geschieht dies auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie durch das aktive Anschreiben erteilen. Die WhatsApp-Kommunikation löschen wir spätestens sechs Monate nach dem letzten Kontakt, sofern kein Behandlungsverhältnis entsteht.

7. Online-Terminbuchung

Für die Terminvergabe verlinken wir auf unser Buchungssystem unter onlinebuchung.hairmedical.de. Beim Anklicken verlassen Sie diese Website. Dort verarbeitet werden Name, Kontaktdaten, gewünschte Leistung sowie Datum und Uhrzeit des Termins. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

[BITTE ERGÄNZEN: Anbieter des Buchungssystems mit vollständiger Firmierung und Anschrift, Serverstandort sowie Bestehen eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO.]

8. Google Maps – nur nach Ihrer Zustimmung

Auf den Standortseiten binden wir Karten von Google Maps ein. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Die Karte wird nicht automatisch geladen. Stattdessen sehen Sie zunächst eine Platzhalterfläche mit einer Schaltfläche. Erst wenn Sie diese anklicken, wird eine Verbindung zu Google hergestellt und dabei unter anderem Ihre IP-Adresse übertragen. Google kann diese Daten mit Ihrem Google-Konto verknüpfen, sofern Sie angemeldet sind, und in die USA übermitteln.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie durch das Anklicken der Schaltfläche erteilen und die Sie durch Schließen oder Neuladen der Seite widerrufen können. Ohne Klick findet keine Datenübertragung an Google statt. Sie können unsere Standorte jederzeit auch ohne Karte über die angegebenen Adressen erreichen.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Ihre Daten geben wir nur weiter, soweit dies erforderlich ist. Empfänger können sein:

Eine Übermittlung an Empfänger in Drittländern außerhalb der EU/des EWR findet nur in den in Ziffer 6 und 8 beschriebenen Fällen statt (WhatsApp, Google Maps) und beruht dort auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO) beziehungsweise auf den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Für die USA besteht kein Schutzniveau, das dem der EU in jeder Hinsicht entspricht; insbesondere kann ein Zugriff durch dortige Behörden nicht vollständig ausgeschlossen werden.

10. Behandlungs­dokumentation und Speicherdauer

Kommt es zu einer Beratung oder Behandlung, führen wir eine Patientenakte. Rechtsgrundlage sind Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 630f BGB.

Anfragen ohne Behandlungsverhältnis6 Monate
Server-Logfilesmax. 30 Tage
Patientenakte / Behandlungsdokumentation10 Jahre (§ 630f Abs. 3 BGB)
Rechnungen und steuerlich relevante Unterlagen10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)
Einwilligungsnachweisefür die Dauer der Verarbeitung zzgl. 3 Jahre

Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten gelöscht oder datenschutzgerecht vernichtet.

11. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber jederzeit folgende Rechte:

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO: Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen.

Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie können sich jederzeit bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0 · E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
www.ldi.nrw.de

12. Datensicherheit

Die Übertragung dieser Website erfolgt verschlüsselt über TLS (erkennbar am Schloss-Symbol und an https:// in der Adresszeile). Darüber hinaus setzen wir technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, Veränderung und unbefugten Zugriff zu schützen. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

13. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Behandlungsentscheidungen treffen ausschließlich Menschen.

14. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angabe Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne Kontaktdaten können wir Sie allerdings nicht beraten und keinen Termin vereinbaren. Im Rahmen einer Behandlung sind Angaben zu Vorerkrankungen und Medikamenten für Ihre Sicherheit erforderlich.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Angebote ändern. Für Ihren Besuch gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung. Stand: 19. August 2026.